Note de frais et hébergement meublé : ce que l'entreprise peut prendre en charge

Le déplacement est validé, la mission commence lundi, et la question arrive : « Est-ce que je peux prendre un appartement plutôt qu'un hôtel, et comment je le passe en note de frais ? » La réponse tient en quelques règles simples. Cet article décrit une pratique générale ; la politique de votre entreprise et l'avis de votre service comptable priment.

Le principe

Les frais d'hébergement engagés pour un déplacement professionnel sont pris en charge par l'employeur, soit au réel sur justificatif, soit sous forme d'allocation forfaitaire. Rien n'impose que l'hébergement soit un hôtel : une location meublée facturée dans les règles est un justificatif recevable, au même titre qu'une facture d'hôtel.

Ce qu'il faut sur la facture

Pour qu'une facture d'hébergement passe sans aller-retour avec la comptabilité, elle doit comporter :

• le nom et l'adresse du loueur (chez nous : SAS Boost Loc Pro, avec son numéro RCS) ;
• le nom de l'entreprise et, si possible, du salarié en mission ;
• les dates d'arrivée et de départ, et le logement concerné ;
• le montant du séjour, la taxe de séjour indiquée séparément ;
• la mention de TVA applicable au loueur.

C'est exactement le format des factures que nous émettons pour les séjours professionnels.

Au réel ou au forfait

Deux cas se présentent selon votre entreprise :

1. Remboursement au réel : vous avancez ou l'entreprise paie directement, la facture est jointe à la note de frais, le montant est remboursé intégralement dans la limite de la politique interne.
2. Indemnité forfaitaire : un montant journalier est versé quel que soit l'hébergement. Dans ce cas, un appartement à la semaine ou au mois, surtout partagé à deux, laisse souvent une marge par rapport au forfait.

Facturation directe à l'entreprise

Pour les missions longues, le plus simple est la facturation directe : l'entreprise commande, reçoit un devis, puis une facture à régler par virement. Le salarié n'avance rien. Nous le faisons couramment pour les missions à Bagnols-sur-Cèze et à Nîmes ; le formulaire de la page professionnels demande justement le nom de la société et le budget pour préparer ce document.

Les points qui font gagner du temps

• Demander la facture pro forma avant l'arrivée si votre service achats doit créer un fournisseur.
• Prévenir en cas de prolongation : on émet un avenant plutôt qu'une deuxième facture.
• Un logement, une facture : si deux collègues partagent un T3, on peut facturer l'entreprise en une fois ou chacun séparément, selon la règle interne.

Pour une mission dans le Gard, Le Patio de la Cèze à Bagnols, Le Saint Julien et La Loggia d'Uzès à Uzès sont conçus pour ces séjours.